Hantering av prover

Efter provtagningen måste det kontrolleras att provbehållarna inte läcker. Förpackningarnas utsida måste vara ren och torr. Vid läckage bör lock och proppar förstärkas eller bytas ut. Ytterligare en inspektion bör sedan utföras och om läckorna kvarstår bör nya prover tas.

De provbehållare som används för förpackningen av flyktiga vätskeprover bör fyllas till ca 90 % av deras totala hållningskapacitet.

Varningstecken, markeringar eller symboler som anger potentiella faror bör placeras på de förpackningar som innehåller prover från riskfyllt gods/blandningar.

Beroende på riktlinjerna i ditt land ska provbehållaren förseglas på ett sätt som lämpar sig för den typ av behållare som används i syfte att förhindra obehörig eller olämplig hantering av proverna (och för att säkerställa att innehållet inte skadas). Förseglingen måste fästas ordentligt för att förhindra skada under förvaringen eller transporten av proverna och för att skydda beviskedjan.

Märkningarna på etiketterna måste vara lättläsliga och permanenta för att förhindra att de raderas eller ersätts/manipuleras under förvaring, hantering och transport.

När det gäller detaljistförpackningar ska tulletiketten inte täcka handelsetiketterna på originalprodukten (varumärke, tillverkare, innehåll, utgångsdatum etc.). Det rekommenderas att du placerar detaljistförpackningar i en polyetenpåse och sätter fast etiketterna och förseglingarna på påsen.

Hälso- och säkerhetsföreskrifterna måste följas.

De åtföljande dokumenten måste sparas i enlighet med de regler som tullmyndigheten fastställer. Detta beror på den lokala situationen. I vissa medlemsstater används endast digitala dokument. De skickas via e-post till tullaboratoriet eller så använder man integrerade informationssystem. Kopior av andra relevanta dokument rörande varornas egenskaper kan också bifogas (materialsäkerhetsdatablad, tekniska specifikationer, kvalitets-/överensstämmelseintyg etc.).

Förvaringsförhållandena avgörs av de tagna provernas egenskaper. De bör säkerställa att provet inte förändras på ett sätt som kan påverka de parametrar som ska analyseras.

Hälso- och säkerhetsföreskrifterna måste följas.

I allmänhet bör prover förvaras i ett rent, torrt, mörkt, svalt och tillräckligt ventilerat rum. Förvaringstemperaturen bör övervakas regelbundet. Temperaturen i dessa lokaler bör inte sjunka under 0 °C och inte överskrida 30 °C.

• Livsmedelsprover måste förvaras åtskilt från övriga prover. Lättfördärvliga varor måste förvaras i kylar eller frysar. Om de är frysta måste proverna bevaras vid en temperatur på -18 °C och förvaringstemperaturen måste övervakas regelbundet.
• Brandfarliga ämnen måste förvaras i enlighet med brandsäkerhetsföreskrifterna.

Om tullkontoret inte kan tillhandahålla dessa utrymmen och provet inte omedelbart kan överföras till tullaboratoriet ska man leta efter en alternativ extern förvaringsplats som uppfyller kraven på skydd av provernas kvalitet och identitet. Hälso- och säkerhetsföreskrifterna samt miljöföreskrifterna måste följas.

Det rekommenderas att varje tullkontor utser en tjänsteman som ska ansvara för förvaringsutrymmet. Dennes jobbeskrivning ska även inkludera följande uppgifter:

• Mottagande av prover för förvaring och transport för analys samt journalföring.
• Övervakning av tidsfristerna för provförvaring.
• Organisering av bortskaffandet av proverna när deras giltighetsdatum har löpt ut.
• Säkerställande av att förvaringsvillkoren för proverna alltid uppfylls.

För vissa produkter lämpar sig särskilda förhållanden. Nedan ges några exempel, men du bör konsultera det särskilda provtagningsförfarandet för mer uppgifter.

Produkt	Förhållanden
Ljuskänsliga prover	Förvaras mörkt.
Prover som avger giftiga eller obehagliga lukter	Förvaras möjligen i en rökhuv eller i ett rum med tillräcklig mekanisk ventilation.
Mycket brandfarliga prover och andra farliga prover	Se materialsäkerhetsdatabladet. Förvaras om möjligt i ett säkerhetsskåp. Om ingen information finns tillgänglig ska laboratoriet rådfrågas om förvaringen.
Proverna kan fördärvas	Förvaras i en frys eller kyl. Beror på typen av produkt.
Prover av mycket lättfördärvliga produkter	Frys provet. I samråd med laboratoriet ska det anges på provformuläret för laboratorieanalysen att produkten frystes ner av en tulltjänsteman.
Prover av kylda produkter	Förvaras vid ca 4 °C
Prover av frysta produkter	Förvaras vid ca -18 °C.
Prover av detaljistförpackningar av livsmedel och läkemedel och farmaceutiska produkter	Förvaras under de förhållanden som anges på förpackningen, men inte över ca 25 °C.
Prover av mineraloljor	Lättantändliga ämnen måste förvaras i ett väl ventilerat rum.

Alla slutliga prover måste skickas till tullaboratoriet så snart som möjligt när förvaringsförhållandena är otillräckliga vid det lokala tullkontoret. Se efter i ditt lands instruktioner om vilka förvaringstider som gäller.

Du måste se till att transportförhållandena garanterar att de prover som transporteras är hela och att deras egenskaper inte förändras. Följande regler måste följas under transport.

Det finns flera metoder för att transportera prover till tullaboratoriet. Den metod som används beror på den lokala situationen i medlemsstaten.

Transport	Anmärkningar
Per post	Får endast användas för prover utan farliga egenskaper och utan särskilda förvaringskrav
Med vanliga transportmedel, ej specialutrustade för att transportera kemikalieprover eller kylda/frysta varor	Får endast användas för prover utan farliga egenskaper och utan särskilda förvaringskrav.
Med specialutrustade transportmedel, t.ex. för transport av kemikalieprover eller frysta varor	Prover av alla typer från transporteras med denna metod förutsatt att det inte finns någon risk för korskontaminering. Prover med särskilda förvaringskrav bör fraktas med denna metod.
Med bud	Prover av alla typer från transporteras med denna metod förutsatt att det inte finns någon risk för korskontaminering. För vanlig transport kan det vara praktiskt att använda ett bud.
Av tulltjänstemännen själva	Direktleverans till tullaboratoriet, oavsett om proverna är brådskande eller inte

Flytande, gasformiga och/eller farliga prover får inte skickas per post eller med transportmedel som saknar särskild förvaringsutrustning. Prover som måste förvaras svalt eller kylda får inte heller transporteras med dessa metoder.

Konsultera riktlinjerna i ditt land för mer information om transporten av prover.

I allmänhet krävs det inte att man skickar prover till tullaboratoriet omedelbart, förutsatt att tullkontoret förfogar över goda förvaringsutrymmen. Proverna kan samlas ihop under en tid innan de ska skickas till tullaboratoriet. Den skåpbil eller lastbil som används för dessa transporter måste vara utrustad med de säkerhetsfunktioner som behövs, så att olika typer av farliga produkter kan fraktas samtidigt. Du måste dock följa tidsfristerna för leverans av prover till laboratoriet.

För transport med bud bör alla tullkontor vara sammanlänkade via ett transportnätverk för att säkerställa att proverna samlas ihop regelbundet. Av praktiska skäl är inte alltid möjligt att koppla alla tullkontor till transportnätverket, t.ex. när det rör sig om ett isolerat tullkontor eller ett kontor där man sällan tar prover. Dessa kontor kan skicka prover genom någon av de andra metoderna. Brådskande transport av prover kan göras med bud, som levererar proverna inom 24 timmar eller snabbare till tullaboratoriet. Se till att budet kan säkerställa korrekta förvaringsförhållanden för transporten av provet. Denna metod för transport av prover är normalt sett dyr. Du kan välja en annan transporttyp om det är mindre brådskande.

Proverna bör placeras i ytterligare förpackningar under transport (papperskartonger, packkorgar, särskilda provbehållare etc.). Varje prov får placeras i separata plastpåsar av säkerhetsskäl och transport- och distributionsbehållare får användas. Dessa får användas för förvaring eller transport till laboratoriet. De kan ha ett lock som kan förslutas. och kan vara fyllda med vermikulit eller någon annan inert produkt som fungerar som emballering och utfyllnad. På detta sätt kan man förhindra att skador inträffar och vid läckage kommer vätskan att absorberas.

Prover av farliga varor måste läggas, förvaras och skickas i separata provlådor. Dessa lådor måste märkas med en särskild etikett som visas klassen för det farliga godset (se materialsäkerhetsdatabladet). Föraren måste notera dessa farliga varor på en separat lista. Ansökningsformuläret för laboratorieanalys måste ligga i samma provlåda.

VARNING
Prover av ämnen som kan påverka varandra får aldrig förvaras eller transporteras i samma låda. Detta innebär att eventuell fysisk eller kemisk interaktion eller korskontaminering som skulle kunna påverka proverna eller skapa en riskfylld situation (rök, brand eller explosion) måste undvikas.

Prover av livsmedel eller kemiska produkter måste transporteras separat (lastrum, packlådor etc.) inne i transportfordonet för att förhindra risken för direkt kontakt mellan dem.

Frysta eller kylda prover måste transporteras i mobila frysar, kylboxar eller, för korta avstånd, i isolerade påsar eller lådor. Kylkedjan måste upprätthållas och dokumenteras.

Det är förbjudet att transportera prover av kemiska produkter som kan självantända, explodera eller avge giftig gas.

Prover av material som kan generera statisk elektricitet bör transporteras förpackade i material som inte leder elektricitet.

När det gäller brandfarliga vätskor, får högst 30 l transporteras, varav högst 10 l brandfarliga produkter i faroklass 1 (se tabell 3). Transportfordonet måste vara utrustat med en brandsläckare.

Kapitel 3.4 i ADR beskriver undantagen för farligt gods i begränsade mängder.



När proverna transporteras i distributionsbehållare måste följande krav uppfyllas:

• Behållarna bör stängas igen med en tullförsegling (konsultera reglerna i ditt land).
• Lådorna måste märkas med avsändarens namn.
• De provtagningsformulär som hör till proverna kan placeras i provlådorna eller överlämnas till föraren i ett förslutet kuvert.
• Prover som är för stora för att transporteras i en distributionsbehållare kan transporteras säkert förpackade som separata föremål.
• Frysta eller kylda prover bör överlämnas i sina originalförpackningar och förvaras i en särskild kyl- eller fryskammare i skåpbilen eller lastbilen.

Se alltid till att proverna skickas iväg i god tid till laboratoriet och att förpackningarna åtföljs av korrekt dokumentation. Följ förfarandena i ditt land.

VARNING
Om du känner dig tveksam på förpackningen och transporten av farligt gods eller okända ämnen ska du be ditt tullaboratorium om råd.

Reglerna och kraven ovan är inte uttömmande och gäller enligt de individuella omständigheterna.

Proverna måste anlända till laboratoriet i gott skick för att kunna tas emot. Du måste se till att kriterierna nedan uppfylls under transporten och överföringen till laboratoriet. Laboratoriet kontaktar tulltjänstemannen och har rätt att avslå provet om dessa kriterier inte uppfylls.

Alla prover måste uppfylla följande kriterier:

• Proverna måste vara märkta med uppgifter om provet, inklusive provreferensen.
• Proverna måste ha förseglats. Ett prov anses vara förseglat om följande kriterier uppfylls:
  1. Provet överlämnas direkt av en tulltjänsteman.
  2. Förpackningen är försedd med en etikett. Etiketten är fäst med ett snöre eller ett band och en plomb på ett sådant sätt att provet inte kan tas ut ur omslaget utan att snodden eller plomben skadas. En förpackning kan innehålla flera, separat förseglade, prover.
  3. Provet har märkts och förseglats enligt nationella föreskrifter.
  4. Provet förpackas i ett kuvert med en stämpel eller ett märke över förseglingen.
  5. Provet består av en artikel på vilken en etikett har fästs med ett snöre och en plomb.
• Förpackningen måste vara oskadad och oöppnad. Tidsfristen för leverans till laboratoriet får inte överskridas (se nationella riktlinjer och internationella föreskrifter).
• Proverna måste åtföljas av ett helt ifyllt provformulär.
• Provmängden måste vara tillräcklig för att analyserna ska kunna utföras (se tabellen ”Provkvantitet som ska tas”).

För vissa särskilda varor ska följande krav uppfyllas:

• Djupfrysta produkter får inte ha tinat.
• Produkter som vanligtvis förvaras vid låga temperaturer (smör, mejeriprodukter, fruktjuicer) måste ha förvarats vid denna temperatur.
• Produkter som kan jäsa måste hanteras med försiktighet och bör placeras i ett kylskåp så fort som möjligt.
• Prover av mineraloljor måste lämnas in i skyddande transportlådor och de ska kontrolleras för att se till att proverna inte har läckt.
• När proverna finns i originalförpackningen för återförsäljning ska denna förpackning vara obruten.
• Kemikalieprover som har märkts officiellt med farosymboler, t.ex. en dödskalle, en flamsymbol eller explosionssymbolen bör transporteras i särskilda provlådor se (förpackningsrekommendationer).