Pobieranie próbek można przeprowadzać w różnych celach, m. in. na potrzeby:
- klasyfikacji taryfowej;
- określenia pochodzenia;
- obliczenia akcyzy;
- ustalenia obecności markerów w paliwach płynnych;
- określenia zawartości denaturantów w spirytusie i napojach alkoholowych;
- identyfikacji narkotyków i innych substancji psychoaktywnych;
- kontroli towarów i technologii, które mogą podlegać międzynarodowym zakazom lub ograniczeniom;
- bezpieczeństwa konsumentów.
- ochrony środowiska:
kontrola celna jest niezbędna, aby zapobiec wywozowi niebezpiecznych lub nielegalnych odpadów do państw trzecich. W niektórych przypadkach konieczne jest pobieranie próbek odpadów i ich analiza.
Próbki można wysłać do laboratorium do analizy lub zbadać natychmiast, wykorzystując w tym celu ruchome laboratorium lub wykonując badanie w terenie za pomocą mobilnego zestawu do diagnostyki.
Metoda pobierania próbek zależy od:
- celu pobierania próbek;
- rodzaju towarów;
- jednorodności towarów;
- rozmiaru przesyłki wyrobów lub towarów.
Próbka powinna być reprezentatywna dla całej partii lub przesyłki. Na potrzeby celne próbki reprezentatywne należy pobierać zgodnie z unijnym kodeksem celnym lub obowiązującymi uzupełniającymi przepisami celnymi (w przypadkach, w których kontroluje się tylko część towarów objętych zgłoszeniem celnym lub pobiera się próbki z tej części, wyniki takiej częściowej kontroli lub analizy bądź badania próbek należy zastosować do wszystkich towarów objętych tym zgłoszeniem: zob.
unijny kodeks celny, art. 190).
Na potrzeby akcyzy próbki do badania należy pobierać zgodnie z zaleceniami zawartymi w sekcji „
Procedury pobierania próbek” lub
poszczególnych kartach procedury pobierania próbek. Zalecenia wydane na potrzeby akcyzy można zasadniczo stosować w odniesieniu do próbek pobieranych w innych celach, chyba że obowiązują inne przepisy.
W odniesieniu do większości towarów nie istnieją żadne szczególne przepisy dotyczące pobierania próbek. Takie przepisy istnieją jednak w odniesieniu do niektórych towarów: w takich przypadkach są one nadrzędne w stosunku do ogólnych zasad zawartych w niniejszym przewodniku.
Jednorodna partia jest to towar, w przypadku którego skład lub cechy fizyczne są jednolite w całym produkcie. Przykładami jednorodnych produktów są przejrzyste roztwory lub inne ciecze bez cząstek zawieszonych, substancje sproszkowane lub granulki o jednolitym rozmiarze cząstek i kolorze oraz puszki wypełnione warzywem, wszystkie opatrzone tym samym numerem serii produkcyjnej. W takich przypadkach miejsce pobrania próbki nie ma znaczenia i można ją pobierać z każdego dogodnego miejsca. Trudność polega na tym, że czasami niełatwo jest stwierdzić na pierwszy rzut oka, czy partia jest jednorodna.
Na przykład zawartość pojazdu-cysterny wypełnionego oliwą z oliwek jest pozornie jednorodna. Na dnie cysterny mógł się jednak zebrać osad, który jest zawsze obecny w oliwie, a wtedy zawartość pojazdu-cysterny nie będzie jednorodna. W przypadku wątpliwości co do jednorodnego charakteru towaru funkcjonariusz musi traktować przesyłkę jako niejednorodną.
Jeśli towar składa się z więcej niż jednej jednorodnej partii, należy określić wielkość każdej partii i pobrać reprezentatywne próbki całości towaru.
Niejednorodna partia jest to przesyłka, w przypadku której skład lub cechy fizyczne towarów są różne w całym produkcie.
Przykładami są roztwory z zawieszonymi cząstkami, granulki różnej wielkości i różnego koloru, a także puszki wypełnione warzywem, opatrzone różnymi numerami serii produkcyjnej. W takich przypadkach pobranie próbki tylko z jednego miejsca jest niewystarczające. Konieczne jest pobranie próbki, która jest
reprezentatywna dla całej partii.
Należy pobrać próbki pierwotne z różnych części całej przesyłki. Próbka końcowa musi być utworzona z próbki zbiorczej składającej się z próbek pierwotnych.
W idealnej sytuacji próbki należałoby pobrać z każdego opakowania, aby zapewnić reprezentatywność dla całej przesyłki. Takie postępowanie nie jest jednak możliwe w praktyce, ponieważ w jego efekcie nieproporcjonalnie duża część przesyłki zostałaby pobrana na próbki lub uszkodzona. Konieczne jest zatem stosowanie skali kontroli, która umożliwia osiągnięcie najbardziej reprezentatywnej próbki, ograniczając jednocześnie do minimum wpływ pobierania próbek na towary.
Istnieje wiele różnych skal kontroli, które opierają się na statystycznych metodach pobierania próbek i praktycznych aspektach pobierania próbek przesyłek handlowych. Mają one na celu zapewnienie, aby w toku kontroli towarów lub pobierania ich próbek wybrano liczbę próbek wystarczającą do uzyskania wyniku reprezentatywnego dla całości. Skale kontroli można stosować zarówno do całej przesyłki, jak i do jej podpartii lub opakowań wewnętrznych.
Szczegółowe skale kontroli są dostępne w organizacjach branżowych i można je również znaleźć w niektórych regulacjach UE (np.
w rozporządzeniu Komisji (WE) nr 152/2009), które mają na celu określenie jakości produktu lub upewnienie się, że nie zawiera on zanieczyszczeń chemicznych lub biologicznych. Wspomniane skale kontroli są z reguły znacznie bardziej rygorystyczne niż skale wymagane do określenia statusu podatkowego towarów lub klasyfikacji. Wynika stąd jasno, że nie istnieje jedna „prawidłowa” skala kontroli. Poniżej zamieszczono szereg przykładów – przy określaniu, która skala jest najlepszą w przypadku danej kontroli, funkcjonariusz będzie musiał rozważyć następujące kwestie:
- Jaka jest masa całkowita netto przesyłki?
- Jaka jest łączna wartość przesyłki?
- Jaka jest całkowita opakowań lub jednostek w przesyłce?
- Jaka jest minimalna wymagana wielkość próbki?
- Czy produkt jest wyrobem przemysłowym/przetworzonym, w związku z czym zawartość poszczególnych opakowań jest prawdopodobnie jednolita?
- Jeśli produkt nie jest wyrobem przemysłowym – czy prawdopodobne jest występowanie dużych różnic pomiędzy przykładowymi produktami?
- Jaki jest cel wykonania analizy?
Analiza tych pytań ma pomóc funkcjonariuszowi celnemu rozstrzygnąć, jaki jest najlepszy sposób uzyskania reprezentatywnej próbki. Dokonując wyboru skali, która będzie stosowana, należy sprawdzić w krajowych wytycznych, jaka skala jest zalecana przez administrację celną w przypadku danego rodzaju towarów lub szczególnego celu, w którym pobierane są próbki.
Zgłaszający ma prawo być obecny podczas kontroli towarów i pobierania próbek; próbki z reguły powinny być pobierane w obecności zgłaszającego lub jego przedstawiciela. Funkcjonariusz celny może pobrać próbki pod nieobecność zgłaszającego, osoby odprawianej lub ich przedstawicieli, jeżeli decydują się one nie uczestniczyć w pobieraniu próbek.
W przypadkach, w których władze celne uznają to za stosowne, mogą wymagać obecności zgłaszającego lub jego przedstawiciela przy kontroli towarów lub pobieraniu próbek w celu udzielenia pomocy niezbędnej do ułatwienia takiej kontroli lub pobrania próbek (zob.
unijny kodeks celny, art. 189).
Muszą aktywnie udzielać pomocy organom celnym w takim stopniu, w jakim jest to niezbędne, aby ułatwić pobranie próbek, co obejmuje:
- szczegółowe informacje dotyczące rodzaju towarów, z których ma zostać pobrana próbka;
- karty charakterystyki substancji (MSDS), jeżeli są dostępne;
- siłę roboczą;
- sprzęt do rozładunku/załadunku;
- narzędzia itp.
Jeżeli zgłaszający odmawia uczestniczenia w pobieraniu próbek lub odmawia wyznaczenia osoby będącej w stanie udzielić niezbędnej pomocy, organy celne muszą ustalić termin na spełnienie ich wymagań.
Jeżeli termin ten nie zostanie dotrzymany, można kontynuować pobieranie próbek na koszt zgłaszającego i na jego odpowiedzialność, w razie potrzeby korzystając z usług upoważnionej osoby lub innej osoby wyznaczonej zgodnie ze stosownymi przepisami (zob.
unijny kodeks celny, art. 189). W takich przypadkach pobranie próbek będzie tak samo ważne, jakby przeprowadzono je w obecności zgłaszającego lub odprawianej osoby.
W przypadkach, gdy pobranie próbek wiąże się z poważnymi zagrożeniami dla bezpieczeństwa lub jeżeli wymagane jest zastosowanie specjalnego wyposażenia do pobierania próbek lub środki ochrony, próbki mogą pobrać inne wykwalifikowane lub specjalnie przeszkolone osoby pod nadzorem funkcjonariusza (zob.
Pobieranie próbek towarów niebezpiecznych).
Na podstawie art. 134 unijnego kodeksu celnego kontroli celnej podlegają kwestie dotyczące „ochrony zdrowia i życia ludzi, zwierząt lub roślin [oraz] ochrony środowiska”. W niektórych państwach członkowskich ochroną konsumentów i środowiska oraz kontrolą bezpieczeństwa publicznego w tym kontekście zajmują się organy celne, a w innych odrębne organy. W takich przypadkach konieczne mogą być bardziej szczegółowe procedury pobierania próbek, należy więc w stosownych przypadkach sprawdzić krajowe wytyczne i przepisy europejskie.
Należy dokładnie sprawdzić wszelkie dostępne informacje dotyczące kontrolowanych/odprawianych towarów, w tym dokumentację towarzyszącą towarom: np. karty charakterystyki czy certyfikaty fitosanitarne.
Jeżeli dokumenty towarzyszące zawierają międzynarodowe symbole i oznakowanie wskazujące poziom zagrożenia związanego z kontaktem z towarami, należy postępować zgodnie z tymi instrukcjami. Ważne jest również, aby wszyscy mający do czynienia z tymi towarami zostali powiadomieni o tych zagrożeniach.
Właściwi funkcjonariusze celni muszą być świadomi znaczenia takich symboli i oznakowania. Takie symbole i oznakowanie są źródłem przydatnych danych na temat wymogów dotyczących środków bezpieczeństwa, które należy podjąć, środków ochrony indywidualnej, opakowania oraz transportu i przechowywania.
Oznaczenia są następujące:
Symbole i oznakowanie należy umieszczać na opakowaniach w dobrze widoczny sposób.
Jeżeli zgłaszający lub przedsiębiorca nie jest w stanie przedstawić ważnych i autentycznych danych dotyczących charakteru towarów, należy próbki pobierać z zachowaniem daleko idącej ostrożności. W takich przypadkach należy traktować próbkowane towary jako
niebezpieczne.
Nie wolno pobierać próbek następujących towarów:
- substancji promieniotwórczych;
- substancji wysoce toksycznych;
- produktów gazowych i gazów skroplonych;
- produktów wybuchowych;
- potencjalnie niebezpiecznych materiałów biologicznych.
Wykaz towarów, z których funkcjonariusze celni nie powinni pobierać próbek, różni się w zależności od państwa członkowskiego i uprawnień funkcjonariusza; z zasady powyższy wykaz jest poprawny.
Próbki tych rodzajów towarów mogą pobierać wyłącznie właściwe organy państwowe lub zewnętrzne organizacje oraz osoby przeszkolone i uprawnione do pobierania ich próbek.
Należy zgromadzić dane dotyczące lokalizacji towarów w magazynach lub pojazdach dokonujących przewozu, rodzaju transportu, pojemności i objętości magazynowej, łatwości dostępu do towarów, ewentualnych zagrożeń związanych z przemieszczaniem towarów itp.
Po wykonaniu tego zadania funkcjonariusz powinien być dokładnie zorientowany w kwestiach:
- sprzętu i siły roboczej, jakie będą niezbędne podczas rozładunku i przemieszczania towarów;
- rodzajów narzędzi do pobierania próbek, jakie należy zastosować;
- rodzajów i liczby potrzebnych pojemników na próbki;
- niezbędnego dodatkowe wyposażenia i narzędzi potrzebnych podczas operacji załadunku/rozładunku itp.;
- dodatkowych środków bezpieczeństwa i środków ochrony indywidualnej w zależności od sytuacji i charakteru towarów.
Poleca się aby nie pobierać próbek w następujących sytuacjach, jeśli jednak jest to konieczne, należy postępować zgodnie z zasadami podanymi poniżej dla każdej sytuacji:
- Gdy pobieranie próbek wiąże się z poważnym ryzykiem dotyczącym bezpieczeństwa operacji;
Zaleca się pobranie próbek przez zgłaszającego lub jego przedstawiciela. Próbka może być również pobrana pod dozorem celnym przez firmę zewnętrzną specjalizującą się w poborze próbek (patrz akapit dotyczący
procedury pobierania próbek towarów niebezpiecznych);
- Gdy towary są w małych ilościach lub mają bardzo wysoką wartość;
Możesz skonsultować się z laboratorium w sprawie wymaganej minimalnej ilości próbki lub o zastosowanie analizy nieniszczącej, jeżeli jest to możliwe. Jeśli próbka może zostać zwrócona w niezmienionej postaci po przeprowadzeniu badań, należy o tym fakcie poinformować zgłaszającego;
- Kiedy pobieranie próbek wiąże się z ryzykiem pogorszenia stanu sterylności towarów lub naruszenia innych szczegółowych wymagań.
Towary mogą zostać przewiezione pod dozorem celnym do siedziby importera lub innego miejsca, gdzie są odpowiednie warunki do pobrania próbek.
Ważne jest, aby podczas pobierania próbek uwzględnić wielkość przesyłki, która jest przedmiotem kontroli.
Na przykład w przypadku stosunkowo małych przesyłek może zajść konieczność ewentualnego pobrania mniejszych próbek (z zastrzeżeniem minimalnych wymagań) w celu uniknięcia pobrania zbyt dużej części przesyłki. W razie wątpliwości należy skonsultować się z laboratorium.
Należy sprawdzić, czy towary, z których mają być pobrane próbki, pochodzą z tej samej serii produkcyjnej. Etykiety na opakowaniu mogą zawierać informacje, czy na przesyłkę składają się różne partie produkcyjne lub partie o różnych datach produkcji i czy produkty należące do różnych partii różnią się jakością. W takim przypadku należy oddzielnie pobierać próbki z różnych partii. Zawsze należy sprawdzać integralność opakowań i datę ważności. Nie należy pobierać próbek produktów, które są przeterminowane lub których termin przydatności wkrótce upłynie.
Nie należy otwierać opakowań do sprzedaży detalicznej pobieranych jako próbki ani przenosić ich zawartości do innych pojemników na próbki. Próbki takie należy oznakować bezpośrednio jako próbki końcowe. Próbki są opakowywane i plombowane zgodnie z wymaganiami dotyczącymi pakowania. Należy uważać, aby nie usunąć ani nie zasłonić informacji na oryginalnym opakowaniu.
Zob.
Postępowanie z próbkami;
system podziału próbek.
Należy:
- wybrać narzędzia do pobierania próbek i pojemniki na próbki stosownie do rodzaju towarów, z których mają zostać pobrane próbki;
- zbadać integralność i stan działania próbników, które mają być zastosowane. Nie należy stosować wadliwych lub źle działających narzędzi do pobierania próbek lub narzędzi z brakującymi częściami, ponieważ mogłoby to być niebezpieczne lub narazić na szwank pobrane próbki;
- sprawdzić, czy narzędzia do pobieranie próbek są czyste i suche. W razie potrzeby należy zapewnić odpowiednie środki czyszczące (detergenty, organiczne rozpuszczalniki itp.) i suszące do czyszczenia narzędzi przed pobraniem i po pobraniu próbek;
- upewnić się, czy liczba pojemników na próbki jest wystarczająca do pobrania próbek. Zaleca się, aby doliczyć rezerwę wynoszącą ok. 10% liczby zazwyczaj potrzebnej. Pojemniki muszą być również czyste i suche oraz wyposażone w niezbędne korki (zawory) lub przykrywki i inne wymagane materiały eksploatacyjne;
- zapewnić niezbędne środki do wycierania i zbierania rozlanych cieczy, w tym np. odpowiedni sorbent na wypadek ewentualnych wycieków oleju.
Jeżeli funkcjonariusz zadecyduje, że nie może pobrać próbek z powodu braku odpowiedniego wyposażenia lub innych okoliczności, może zobowiązać zgłaszającego do pobrania próbek pod jego nadzorem.
Ma to również zastosowanie w przypadkach, w których próbki towarów niebezpiecznych pobiera specjalista ds. pobierania próbek towarów niebezpiecznych (zob. procedura pobierania próbek
towarów niebezpiecznych).
Dowody fotograficzne mogą być szczególnie przydatne, gdy na opakowaniach znajduje się duża ilość informacji lub w przypadku wykrycia nieprawidłowości podczas oględzin.
Fotokopie
Na najbardziej podstawowym poziomie może to po prostu oznaczać wzięcie przykładowego opakowania i umieszczenie go na biurowej fotokopiarce. W takim wypadku należy ponumerować strony fotokopii i nawiązywać do nich w sprawozdaniu jako do „załączników”. Może być to szczególnie przydatne w przypadku, gdy nie można rozpoznać języków na opakowaniach do sprzedaży detalicznej.
Fotografie cyfrowe
Fotografie cyfrowe często zawierają więcej szczegółów i mogą być przydatne podczas objaśniania sposobu ułożenia lub opakowywania towarów. Można je dołączyć do sprawozdania.
Należy jednak zwrócić uwagę, że nie mogą one zostać uznane za dowód w sprawie sądowej, chyba że istnieje wyraźny zapis przebiegu przetwarzania danych. W odniesieniu do dopuszczalnych dowodów fotograficznych należy odnieść się do krajowych wytycznych.
