Principii generale privind prelevarea de eșantioane

Eșantionarea poate fi efectuată din diferite motive, inclusiv:

• clasificarea tarifară;
• determinarea originii;
• calcularea accizelor;
• stabilirea prezenței markerilor și/sau a agenților de denaturare în combustibilii lichizi;
• determinarea conținutului de agenți de denaturare în băuturile spirtoase și alcoolice;
• identificarea narcoticelor și a altor substanțe psihoactive;
• controlul mărfurilor și al tehnologiilor supuse interdicțiilor internaționale și măsurilor de restricționare;
• securitatea consumatorilor.
• protecția mediului.
  Controlul vamal este necesar pentru a preveni exportul de deșeuri periculoase și/sau ilegale către țări terțe. În unele cazuri, sunt necesare eșantionarea și analiza deșeurilor.

Eșantioanele pot fi trimise unui laborator pentru analize sau pot fi testate imediat cu ajutorul unui laborator mobil sau al unui test pe teren prin intermediul diagnosticării/analizei cu mijloace/echipamente mobile.

Metoda de eșantionare depinde de:

• obiectivul eșantionării;
• tipul de mărfuri sau de produse;
• uniformitatea mărfurilor sau a produselor;
• dimensiunea transportului de mărfuri sau a produselor.

Un eșantion ar trebui să fie reprezentativ pentru întregul lot sau transport.

În scopuri vamale, eșantioanele reprezentative ar trebui prelevate în conformitate cu Codul Vamal Comunitar sau dispozițiile vamale suplimentare în vigoare (în cazul în care se examinează numai o parte din mărfurile acoperite de declarația vamală sau dacă se prelevează doar anumite eșantioane, rezultatele examinării parțiale, ale analizei sau ale examinării eșantioanelor se aplică tuturor mărfurilor acoperite de aceeași declarație: a se vedea Codul Vamal Comunitar, articolul 190).

În ceea ce privește accizele, examinarea eșantioanelor trebuie efectuată conform recomandărilor formulate în secțiunea „Proceduri de eșantionare” sau în fișele specifice privind procedura de eșantionare. Recomandările privind accizele pot fi în general urmate de prelevarea de eșantioane în alte scopuri, cu excepția cazului în care sunt prevăzute alte norme.

Pentru majoritatea mărfurilor nu există regulamente specifice privind eșantionarea. Astfel de regulamente există însă pentru anumite produse: dacă este cazul, regulamentele respective au prioritate în raport cu normele generale din prezentul ghid.

Un lot omogen este un produs de bază în cazul căruia compoziția sau caracteristicile fizice ale mărfurilor sunt uniforme în cadrul întregului produs. Exemple de produse omogene sunt soluțiile clare sau alte lichide fără particule suspendate, pulberi sau granule, cu număr egal de particule și aceeași culoare, precum și conservele umplute cu o anumită legumă, toate având același număr de producție. În aceste cazuri, nu contează de unde este prelevat eșantionul, iar acesta poate fi prelevat dintr-un loc convenabil. Problema este că s-ar putea să nu fie întotdeauna clar că un lot nu este omogen.

De exemplu, o autocisternă umplută cu ulei de măsline pare să fie omogenă. Cu toate acestea, pe fundul autocisternei se pot acumula sedimente, care reprezintă o parte esențială a uleiului și, prin urmare, uleiul din autocisternă nu este omogen. În cazul în care nu este clar că o marfă este omogenă, trebuie să tratați transportul ca fiind eterogen.

Dacă o marfă este formată din mai multe loturi omogene, trebuie să stabiliți dimensiunea fiecărui lot și să prelevați eșantioane reprezentative pentru întreaga marfă.

Un lot eterogen este un transport în care compoziția sau caracteristicile fizice ale mărfurilor variază în cadrul întregului produs.

Printre exemple se numără soluțiile cu particule suspendate, granule de diferite mărimi și culori și conservele umplute cu o anumită legumă, având numere de producție diferite. În aceste cazuri, nu este suficient să se preleveze un eșantion dintr-un singur loc. Este esențial să se preleveze un eșantion care să fie reprezentativ pentru întregul lot.

Trebuie să prelevați eșantioane elementare din diferite locuri din cadrul transportului. Eșantionul final trebuie să fie creat din agregarea/reunirea eşantioanelor elementare.

Într-o situație ideală, ar trebui să extrageți eșantioane din fiecare ambalaj pentru a garanta faptul că eșantionul a fost reprezentativ pentru întregul transport. Cu toate acestea, în practică, acest lucru nu este posibil și ar avea drept rezultat prelevarea sau compromiterea unei părți nerezonabile din transport. Prin urmare, este necesar să se aplice o scală de examinare care să producă cel mai reprezentativ eșantion, minimizând în același timp efectul asupra mărfurilor.

Există numeroase scale de examinare diferite bazate pe metodologia de eșantionare statistică și pe aspectele practice ale eșantionării transporturilor comerciale. Scopul acestora este de a garanta faptul că, atunci când se examinează sau se eșantionează mărfuri, este selectat un număr suficient de elemente pentru a garanta faptul că rezultatul este reprezentativ pentru întregul transport. Scalele de examinare pot fi aplicate atât transportului în ansamblul său, cât și subloturilor și/sau ambalajelor interioare.

Scale de examinare extensive sunt disponibile la organismele comerciale și în anumite regulamente UE [de exemplu, Regulamentul (CE) nr. 152/2009 al Comisiei] al căror obiectiv este de a determina calitatea unui produs sau de a garanta faptul că nu există contaminanți chimici sau biologici. Aceste scale de examinare sunt, de obicei, mult mai riguroase decât cele prevăzute pentru determinarea statutului fiscal al mărfurilor sau pentru clasificare. De aici, rezultă că nu există o scală de examinare „corectă” definitivă. În continuare, sunt prezentate o serie de exemple și va trebui să aveți în vedere următoarele aspecte în momentul stabilirii celei mai bune scale pentru o anumită examinare:

• Care este masa netă totală a transportului?
• Care este valoarea totală a transportului?
• Care este numărul total de ambalaje sau unități din transport?
• Care este dimensiunea minimă prevăzută a eșantionului?
• Produsul este unul fabricat/prelucrat cu probabilitatea să fie constant de la un ambalaj la altul?
• Dacă nu este un produs fabricat, există probabilitatea ca exemplarele să fie foarte diferite între ele?
• Care este scopul analizei?

Scopul dumneavoastră, în analizarea acestor întrebări, este de a decide care este cea mai bună modalitate de a obține un eșantion reprezentativ. Atunci când decideți scala pe care o veți utiliza – verificați orientările naționale pentru a vedea dacă o anumită scală este recomandată de administrația națională pentru tipul de mărfuri sau obiectivul specific pentru care acestea sunt eșantionate.

Declarantul are dreptul să fie prezent în momentul examinării mărfurilor și al prelevării de eșantioane, acestea din urmă fiind în general prelevate în prezența declarantul sau a reprezentantului acestuia. Agentul vamal poate preleva eșantioane în absența declarantului, a persoanei verificate sau a reprezentanților acestora în cazul în care aceștia decid să nu fie prezenți.

În cazul în care consideră că acest lucru este necesar, autoritățile vamale pot solicita declarantului sau reprezentantului acestuia să fie prezent în momentul examinării mărfurilor sau al prelevării de eșantioane cu scopul de fi asistate și de a li se facilita examinarea sau prelevarea eșantioanelor (a se vedea Codul vamal al Uniunii, articolul 189).

Aceștia trebuie să asiste în mod activ autoritățile vamale dacă acest lucru este necesar pentru a facilita operațiunea de eșantionare, inclusiv să pună la dispoziție:

• informații detaliate privind natura mărfurilor care urmează să fie eșantionate;
• fișele tehnice de securitate (FTS), în cazul în care acestea sunt disponibile;
• forța de muncă;
• echipamente de descărcare/încărcare;
• instrumente etc.

În cazul în care declarantul refuză să participe la operațiunea de eșantionare sau să numească persoane capabile să furnizeze asistența necesară, autoritățile vamale trebuie să stabilească un termen limită pentru îndeplinirea acestor cerințe.

Dacă acest termen limită nu este respectat, puteți începe să prelevați eșantioane pe cheltuiala și responsabilitatea declarantului, apelând, dacă este necesar, la serviciile unei persoane competente sau ale unei alte persoane desemnate în conformitate cu normele aplicabile (a se vedea Codul vamal al Uniunii, articolul 189). În astfel de cazuri, operațiunea de eșantionare va fi valabilă atât timp cât este efectuată în prezența declarantului sau a persoanei verificate.

În cazul în care operațiunea de eșantionare implică riscuri grave la adresa securității sau dacă este necesară utilizarea echipamentelor speciale de eșantionare și/sau de protecție, eșantioanele pot fi prelevate, sub supravegherea dumneavoastră, de către alte persoane calificate sau instruite special în acest sens (a se vedea Eșantionarea mărfurilor periculoase).

În temeiul articolului 134 din Codul vamal al Uniunii, „protecția sănătății și a vieții oamenilor, a animalelor sau plantelor precum și protecția mediului” sunt supuse controlului vamal. În unele state membre, această protecție a consumatorilor și a mediului și controlul siguranței publice sunt efectuate de către autoritățile vamale iar în altele de către autorități separate. În aceste cazuri pot fi necesare proceduri de eșantionare mai detaliate și, după caz, ar trebui să consultați orientările dumneavoastră naționale și legislația europeană.

Ar trebui să elaborați un plan de eșantionare prin

1. verificarea informațiilor disponibile privind mărfurile;
2. familiarizarea cu situația de eșantionare, inclusiv orice informații privind sănătatea și securitatea pregătite anterior;
3. verificarea oricăror norme sau recomandări specifice privind eșantionarea mărfurilor în cauză;
4. proporționalitatea;
5. pregătirea instrumentelor de eșantionare necesare și a recipientelor pentru eșantioane;
6. probe fotografice.

Trebuie să verificați cu atenție toate informațiile disponibile privind mărfurile care urmează să fie inspectate/verificate, inclusiv documentația care însoțește mărfurile: de exemplu, fișa tehnică de securitate, certificatele fitosanitare.

În cazul în care documentele însoțitoare conțin simboluri recunoscute la nivel internațional și marcaje care desemnează nivelul de pericol asociat cu manipularea mărfurilor, trebuie să respectați instrucțiunile respective. De asemenea, este important să informați persoanele care manipulează mărfurile cu privire la aceste riscuri.

Autoritățile vamale competente trebuie să cunoască semnificația acestor simboluri și marcaje. Simbolurile și marcajele respective furnizează informații utile privind măsurile de securitate care trebuie adoptate, echipamentele individuale de protecție, ambalarea, cerințele privind transportul și depozitarea.

Marcajele sunt următoarele:

• fraze de pericol standard (fraze H), fraze de pericol standard combinate;
• fraze de precauție standard (fraze P), fraze de precauție standard combinate;
• Simboluri și marcaje privind pericolul și securitatea.

Simbolurile și marcajele trebuie amplasate în mod vizibil pe ambalaje.

În cazul în care declarantul sau agentul economic este incapabil să furnizeze date valabile și autentice privind natura mărfurilor, eșantionarea trebuie efectuată cu deosebită prudență. În astfel de cazuri, trebuie să considerați mărfurile care urmează să fie eșantionate drept periculoase.

Nu sunteți autorizat să eșantionați următoarele mărfuri:

• substanțe radioactive;
• substanțe extrem de toxice;
• produse gazoase și gazele lichefiate;
• produse explozive;
• materiale biologice potențial periculoase.

Lista mărfurilor care nu trebuie eșantionate de către agenții vamali variază în funcție de statul membru și de competența agentului vamal; în general, este valabilă lista de mai sus.

Mărfurile de aceste tipuri pot fi eșantionate numai de către autoritățile competente ale statului, organizațiile externe și persoanele instruite și autorizate să le eșantioneze.

Trebuie să colectați date privind locația mărfurilor în facilitățile de depozitare sau vehiculele de transport, tipul de transport, capacitatea și volumul de depozitare, ușurința de a avea acces la mărfuri, pericolele potențiale asociate cu circulația mărfurilor etc.

După ce ați îndeplinit această sarcină, trebuie să înțelegeți pe deplin:

• echipamentele necesare și forța de muncă care urmează să fie utilizate pe parcursul descărcării și al circulației mărfurilor;
• tipurile de instrumente de eșantionare care urmează să fie utilizate;
• tipurile și numărul de recipiente pentru eșantioane care urmează să fie utilizate;
• echipamentul suplimentar și accesoriile necesare pentru operațiunile de încărcare/descărcare etc.;
• măsurile suplimentare de securitate și mijloacele de protecție individuală în funcție de situație și de natura mărfurilor.

Nu se recomandă prelevarea de eșantioane în următoarele cazuri, cu toate acestea dacă este esenţial să fie prelevate probe vă rugăm să urmați sfaturile date pentru fiecare situație:

• atunci când eșantionarea implică riscuri grave la adresa securității operațiunii;

Se recomandă ca eșantioanele să fie prelevate de către declarant sau reprezentantul acestuia. De asemenea, poate fi prelevat un eșantion de către un contractor specializat sub supravegherea autorităților vamale (a se vedea paragraful privind procedura de eșantionare a mărfurilor periculoase);

• atunci când mărfurile se află în cantități mici sau sunt foarte valoroase;

Puteți consulta laboratorul despre cantitatea minimă de eșantion necesară sau dacă este posibil să utilizați analize nedistructive. Dacă eșantionul poate fi returnat neschimbat după testare, trebuie să informați declarantul;

• atunci când eșantionarea implică riscul de afectare a naturii sterile a mărfurilor sau de încălcare a altor cerințe specifice.

Mărfurile pot fi mutate sub supraveghere vamală în spațiul importatorului sau într-un alt loc unde este posibil să se preleveze probe în condiții adecvate.

Înainte de eșantionare, ar trebui să verificați următoarele surse de informații pentru normele sau recomandările specifice privind produsul care urmează să fie eșantionat:

• normele juridice (temei juridic);
• standardele disponibile (standarde);
• instrucțiunile specifice de eșantionare a lichidelor, a mărfurilor în vrac, a cisternelor etc. (metode de eșantionare pentru diferite tipuri de mărfuri);
• eșantionarea mărfurilor periculoase;
• fișele specifice privind procedura de eșantionare;
• regulamentele, recomandările sau instrucțiunile locale privind eșantionarea.

Nu ezitați să solicitați laboratorului vamal local consiliere sau instrucțiuni specifice.

Este important să se ia în considerare proporția transportului pe care îl examinați atunci când prelevați eșantioane.

De exemplu, în cazul unor transporturi relativ mici, poate fi necesar să se ia în considerare prelevarea unor eșantioane mai mici (sub rezerva cerințelor minime) pentru a evita prelevarea unei proporții excesive din transport. În caz de îndoială, consultați laboratorul dumneavoastră.

Verificați dacă mărfurile care urmează a fi eșantionate provin din același lot de producție. Etichetele de pe ambalaj pot indica dacă transportul conține diferite loturi sau date de producție și dacă produsele din diferitele loturi sunt de calitate variabilă. În acest caz, diferitele loturi trebuie să fie eșantionate separat. Trebuie examinată întotdeauna integritatea ambalajelor și data de expirare. Nu eșantionați produse care sunt expirate sau pe punctul de a expira.

Ambalajele cu amănuntul prelevate ca eșantioane nu ar trebui să fie deschise sau conținutul lor mutat în alte containere pentru probe. Aceste eșantioane ar trebui să fie etichetate direct ca eșantioane finale. Eșantioanele sunt ambalate și sigilate în funcție de cerințele de ambalare. Trebuie avut grijă să nu se șteargă sau ascundă informațiile de pe ambalajul original.

A se vedea Manipularea eșantioanelor - Ambalaje; sistemul de diviziune a eșantioanelor.

Ar trebui:

• să selectați instrumentele de eșantionare și recipientele pentru eșantioane adecvate tipului de mărfuri din care urmează să se preleveze eșantioane.
• să examinați integritatea și condițiile de funcționare ale aparatelor de prelevare a eșantioanelor. Nu trebuie să utilizați instrumente de eșantionare defecte sau care funcționează necorespunzător sau instrumente care prezintă părți lipsă, întrucât acestea pot fi periculoase sau pot compromite eșantioanele prelevate.
• să verificați dacă instrumentele de eșantionare sunt curate și uscate. Dacă este necesar, trebuie să se furnizeze materiale adecvate de curățare (detergenți, solvenți organici etc.) și furnizarea de materiale de uscare pentru curățarea instrumentelor înainte și după eșantionare.
• să vă asigurați că dețineți suficiente recipiente pentru eșantioane pentru efectuarea operațiunii de eșantionare. Se recomandă să adăugați o rezervă egală cu aproximativ 10 % din numărul necesar în mod normal. De asemenea, recipientele trebuie să fie curate și uscate și să prezinte dopurile (cepurile) sau capacele necesare și alte consumabile prevăzute.
• să vă asigurați că sunt puse la dispoziție mijloacele necesare pentru ștergerea lichidelor vărsate, inclusiv, de exemplu, un posibil absorbant pentru eventualele scurgeri de ulei.

În cazul în care decideți că nu mai puteți efectua operațiunea de eșantionare în mod satisfăcător din cauza lipsei echipamentelor corespunzătoare sau a altor circumstanțe, puteți solicita declarantului să efectueze eșantionarea sub supravegherea dumneavoastră.

De asemenea, acest lucru se aplică în cazul în care mărfurile periculoase sunt eșantionate de către un expert în materie de eșantionare a mărfurilor periculoase (a se vedea procedura de eșantionare a mărfurilor periculoase).

Dovezile fotografice pot fi în special utile în cazul în care există numeroase informații privind ambalajele sau dacă detectați vizual o neregularitate.

Fotocopii
Acest lucru poate însemna pur și simplu că luați un exemplu de ambalaj pe care îl puneți pe fotocopiatorul de birou. În acest caz, trebuie să numerotați paginile fotocopiilor și să le numiți „anexe” la raportul dumneavoastră. Acest lucru poate fi în mod special util în cazul în care nu puteți identifica limbile de pe ambalajele pentru vânzarea cu amănuntul.

Fotografii digitale
Fotografiile digitale vor furniza adesea mai multe detalii și pot fi utile pentru a explica modul în care au fost stivuite sau ambalate mărfurile. Acestea pot fi atașate la raportul dumneavoastră.

Cu toate acestea, trebuie reținut faptul că fotografiile digitale nu pot fi acceptate ca probe în instanță, cu excepția cazului în care există o pistă de audit clară. Consultați orientările naționale privind dovezile fotografice acceptabile.